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Faculty of Human Sciences

Einstellung & Weiterbeschäftigung

Schon so oft gemacht, und doch stellen sich immer wieder die gleichen Fragen: Welche Formulare brauche ich? Wo bekomme ich denn jetzt einen Befristungsgrund her? Und was war das doch gleich mit dieser Betreuungsvereinbarung??

Allgemeines und Formulare

Für allgemeine Fragen zum Einstellungsverfahren hat die Personalabteilung „Leitfäden für Einstellungen“ erarbeitet, z.B. speziell den Leitfaden bei Einstellungen im Arbeitnehmerbereich (Infos zu folgenden Themen: Stellenausschreibung, Eingangsbestätigung, Vorstellungsgespräch, Absagen, Umgang mit Bewerbungsunterlagen, Einstellungsvorgang).

Formulare für die Einstellung (und auch Weiterbeschäftigung) finden Sie ebenfalls auf der Homepage der Personalabteilung. Bitte achten Sie auf die unterschiedlichen Formulare für das wissenschaftliche Personal und das nichtwissenschaftliche Personal.

Grundsätzlich benötigen Sie immer den "Antrag zur Einstellung, Weiterbeschäftigung, Höhergruppierung, Umsetzung“. Welche sonstigen Unterlagen Sie beifügen müssen, kann man diesem Antrag gut entnehmen (vgl. die im „Antrag“ aufgeführten Anlagen und Erläuterungen).

Befristungsgrund

Für befristete Beschäftigungsverhältnisse ist immer ein Befristungsgrund notwendig. Verschiedene Alternativen hierzu werden auf dem Formblatt Anlage zum Einstellung-/Verlängerungswunsch…“  abgefragt.

Beispiele und kurze Hinweise dazu:

  • nicht möglich bei Lehrkräften für besondere Aufgaben
  • Qualifizierungsziel angeben! Promotion? Habilitation? Oder gerne auch etwas anderes?!
    Anregungen finden Sie im fakultätseigenen Katalog, der 2018 an alle Dienststellen verschickt wurde (auf Anfrage jederzeit erhältlich: Karin Breitenbach)
  • Die Befristungsdauer soll dem Qualifizierungsziel „angemessen“ sein. Im Idealfall wird das Qualifizierungsziel voraussichtlich in der vorgesehenen Befristungsdauer erreicht. Falls nicht, muss eine Begründung erfolgen, warum eine kürzere Beschäftigungsdauer dennoch als angemessen angesehen wird.
  • Die Beschäftigung muss mindestens ein Jahr erfolgen (außer bei Folgebeschäftigungen, wenn das Qualifizierungsziel in weniger als einem Jahr erreicht werden kann).
  • Die Arbeitszeit muss grundsätzlich mindestens 50% betragen (wenige Ausnahmen möglich, z.B. wenn die Beschäftigung neben einem Stipendium erfolgt).
  • Es muss eine Betreuungsvereinbarung abgeschlossen werden (Musterbetreuungsvereinbarung). Wichtig ist die Erläuterung der vorgesehenen Maßnahmen, wie das Qualifizierungsziel erreicht werden soll, und ein (grober) Zeitplan hierzu. Eine Angabe unter Punkt 5 ist nicht notwendig.
    Gerne schaue ich über den Entwurf der Betreuungsvereinbarung – vor den Unterschriften! (karin.breitenbach@uni-wuerzburg.de)
  • Wichtig: weder die Mitarbeiter*innen in den Sekretariaten noch das Personalmanagement kann das Qualifizierungsziel kennen und benennen. Zuständig hierfür sind immer die Professorinnen und Professoren!

  • Die ausgeübten Tätigkeiten werden überwiegend bis vollständig im Projekt ausgeübt.
  • Die Finanzierung erfolgt überwiegend aus Drittmitteln.
  • Die Befristungsdauer soll dem bewilligten Projektzeitraum entsprechen.
  • Die Grundsätze der bayerischen Hochschulen im Umgang mit Befristungen nach dem WissZeitVG besagen, dass sich die Hochschulen bemühen, die Qualifizierungsbefristung nach § 2 Abs. 1 WissZeitVG vorrangig anzuwenden.

  • Vertretung während Sonderurlaub, Mutterschutz, Elternzeit, Krankheit …
  • Nur möglich, wenn davon ausgegangen wird, dass die Stammkraft in der Zukunft wieder zurückkommt.
  • Vertretung muss grundsätzlich für die gesamte Ausfallzeit erfolgen.
  • Vertretung kann auch schon zur Einarbeitung vor dem eigentlichen Vertretungsfall eingestellt werden (z.B. bei Mutterschutz-/Elternzeitvertretungen). Dann ist natürlich eine gesonderte Finanzierung nötig.

  • Die Bewerberin bzw. der Bewerber steht in einem unbefristeten Beamtenverhältnis und wird daraus beurlaubt.
  • Für das wissenschaftliche Personal sieht das Formblatt „Anlage…“ diesen Befristungsgrund nicht vor, da er relativ selten vorkommt. Vermerken Sie bitte auf dem Formblatt Folgendes: „Für die Dauer der Beurlaubung aus dem Beamtenverhältnis gemäß § 14 Abs. 1 Satz 2 Nr. 6 TzBfG“

  • Nur möglich, wenn die Bewerberin bzw. der Bewerber noch nie beim Freistaat Bayern beschäftigt war – unabhängig wann, wie lange, wo (auch andere bayerische Hochschulen) oder in welcher Anstellung (z.B. studentische Hilfskraft).
  • Befristungsdauer mindestens 6 Monate, maximal 2 Jahre
  • Verlängerungen innerhalb der 2 Jahre möglich, aber insgesamt nur maximal 4 Verträge (also z.B. 4 Verträge á 6 Monate)

Finanzierung

Zum Zeitpunkt der Antragsstellung muss die Finanzierung für den gesamten Beschäftigungszeitraum gesichert sein. Falls die Finanzierung aus verschiedenen Quellen gestemmt wird oder für unterschiedliche Zeiträume unterschiedliche Finanzierungen vorgesehen sind, kann dem Antrag gerne ein Beiblatt bzw. ein gesondertes Anschreiben beigefügt werden.

Bitte beachten:

Anträge, die eine Finanzierung durch Studienzuschüsse beinhalten, müssen immer über das Studiendekanat an die Personalabteilung geschickt werden. Dabei muss zusätzlich das „Abruf-Formblatt“ (unter Allgemeine Downloads) ausgefüllt werden.

Anträge, die eine Finanzierung durch sogenannte Ausbaustellen beinhalten, müssen immer über das Dekanat an die Personalabteilung geschickt werden. Ausbaustellen können Sie in der Regel an der Stellennummer erkennen: es sind Buchstaben enthalten (z.B. Phil279, A429, WP61, VP81).

Anträge, die eine Finanzierung durch andere Mittel, die der Fakultät direkt zugeordnet sind, beinhalten, müssen ebenfalls über das Dekanat geschickt werden (z.B. Overhead-Mittel der Fakultät, Finanzstelle 06000000).

Kennen Sie schon…

… die Informationen zur Personalaktenführung der Personalabteilung?

und übrigens…

… Einstellungs- oder Weiterbeschäftigungszusagen können nur vom Präsidenten, vom Kanzler oder durch die Personalabteilung ausgesprochen werden! Bitte vermeiden Sie während der Bewerbungsphase Formulierungen wie z.B. „Sie werden eingestellt“ oder „ich freue mich, dass Sie die Stelle bekommen“. Bitte teilen Sie der Bewerberin/dem Bewerber nur mit, dass die Einstellung/die Weiterbeschäftigung bei der Personalabteilung beantragt wird. Erst diese kann überprüfen, ob eine Beschäftigung rechtlich überhaupt möglich ist.

Ansprechpartner*innen:

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Karin Breitenbach, Diplom-Verwaltungswirtin (FH) karin.breitenbach@uni-wuerzburg.de 03.201 +49 931 31 82239

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Florian Karges florian.karges@uni-wuerzburg.de +49 931 31 82881

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Merve Dönmez merve.doenmez@uni-wuerzburg.de +49 931 31 89304

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Rebecca Engler rebecca.engler@uni-wuerzburg.de +49 931 31 86479

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Stefan Goldacker stefan.goldacker@uni-wuerzburg.de +49 931 31 87309

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Nadine Kestler nadine.kestler@uni-wuerzburg.de +49 931 31 82678